Skizzierung des Kontrollverfahrens
Die IVW erstellt halbjährlich einen Prüfungsplan. Die Mitgleider der Funkmedienkontrolle werden 14 Tage vor dem geplanten Audit per E-Mail über die zu prüfenden Sendetage informiert. Spätestens am Freitag vor der Prüfwoche müssen die Unterlagen und Mitschnitte zur Prüfung in der IVW-Geschäftsstelle vorliegen.
Die Unterlagen werden auf elektronischem Weg übermittelt.
Sollte an den ausgewählten Tagen keine Werbung ausgestrahlt worden sein, erhält der Sender nach Information der IVW einen Alternativtermin.
Folgende Unterlagen werden für die Prüfung benötigt:
- Dokumentation über die Disposition von Werbung (Soll)
- Sendeprotokolle (Ist) oder Sende- bzw. Buchungsbestätigungen (wenn keine Sendeprotokolle vorliegen)
- Sendeaufzeichnungen
- ggf. Dokumentation über Abweichungen des tatsächlichen Sendeablaufs von der Disposition inkl. Begründung; Unterlagen, ob der Werbekunde bei Abweichungen informiert wurde
- Dokumentation aller gemeldeten/erfassten Störungen des Senders für Zeiten, in denen Ausstrahlung von Werbung vorgesehen war; Unterlagen, ob bezüglich eines Störfalls aufgrund Allgemeiner Geschäftsbedingungen oder einzelvertraglicher Regelung Mitteilungen an Werbekunden erforderlich waren und ob diese entsprechend erfolgt sind
- Qualitätsreport bezüglich aller Störungen des Sendeverlaufs an den Prüfungstagen
Die IVW gleicht die Disposition und den Sendeverlauf und/oder die Sende- bzw. Buchungsbestätigungen sowie die Sendemitschnitte miteinander ab.
Stellt der IVW-Prüfer*in Störungen oder Abweichungen im Sendeverlauf fest und der Rundfunkveranstalter bzw. dessen Werbegesellschaft ist seiner Informationspflicht nicht lückenlos nachgekommen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung an die hiervon betroffenen Werbekunden bzw. deren Werbeagenturen.
Nach Abschluss des Audits erstellt der IVW-Prüfer*in einen Prüfungsbericht. Mit dem unterschriebenen Bericht, erkennt das Mitglied das Ergebnis der Prüfung an.
